Przedstawiciel handlowy pod lupą PUODO. Nieautoryzowane komunikatory mogą kosztować firmę więcej niż utratę klienta

Przedstawiciel handlowy pod lupą PUODO. Nieautoryzowane komunikatory mogą kosztować firmę więcej niż utratę klienta

Praca przedstawiciela handlowego wymaga szybkości działania. Spotkania z klientami, przekazywanie dokumentów, kontakt z przełożonymi i wsparciem sprzedaży odbywają się często poza biurem, w samochodzie lub bezpośrednio u klienta. W takich warunkach naturalną pokusą jest korzystanie z najwygodniejszych narzędzi komunikacji – prywatnych komunikatorów, aplikacji do przesyłania zdjęć czy nieautoryzowanych kanałów wymiany informacji.

Najnowsze stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pokazuje jednak, że taka praktyka może prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Sprawa dotyczyła sprzedaży prowadzonej w modelu door-to-door, gdzie przedstawiciele handlowi wykorzystywali nieautoryzowane narzędzia komunikacyjne podczas obsługi klientów i realizacji procesów sprzedażowych.

Presja wyników nie zwalnia z przestrzegania zasad

Przedstawiciel handlowy jest często pierwszą osobą, która pozyskuje dane klienta. Imię, nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania, dane dotyczące zawieranej umowy – wszystkie te informacje są danymi osobowymi podlegającymi ochronie.

W praktyce sprzedażowej zdarza się, że handlowcy przesyłają zdjęcia dokumentów, formularze lub dane klientów za pośrednictwem popularnych komunikatorów, ponieważ jest to szybsze niż korzystanie z firmowych systemów. Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja nie ma kontroli nad tym, gdzie dane są przechowywane, kto ma do nich dostęp i jak długo pozostają w aplikacji.

Z punktu widzenia UODO nie ma znaczenia, że pracownik działał w dobrej wierze i chciał jedynie sprawnie obsłużyć klienta. Liczy się fakt, że dane zostały przetworzone poza zatwierdzonym środowiskiem.

Handlowiec jest częścią systemu bezpieczeństwa

Decyzja PUODO przypomina, że przedstawiciel handlowy nie jest wyłącznie osobą odpowiedzialną za wyniki sprzedażowe. W praktyce staje się również uczestnikiem procesu ochrony danych osobowych.

Każdy handlowiec powinien wiedzieć:

• z jakich narzędzi może korzystać podczas kontaktu z klientem,

• jakie dane może przekazywać elektronicznie,

• komu wolno udostępniać dokumenty i informacje,

• jak postępować z dokumentacją zawierającą dane osobowe,

• jakie konsekwencje może mieć wykorzystanie prywatnych kanałów komunikacji.

Brak tej wiedzy zwiększa ryzyko błędów, które mogą prowadzić nie tylko do utraty danych, ale również do odpowiedzialności organizacji przed organem nadzorczym.

Problem zaczyna się tam, gdzie kończy się nadzór

W modelach sprzedaży terenowej firmy często współpracują z agentami, partnerami handlowymi lub zewnętrznymi strukturami sprzedażowymi. To właśnie w takich organizacjach najtrudniej utrzymać jednolite standardy bezpieczeństwa.

PUODO wyraźnie wskazuje, że administrator danych powinien nie tylko ustanowić zasady, ale również sprawdzać, czy są one rzeczywiście przestrzegane. Oznacza to konieczność regularnych szkoleń, kontroli oraz zapewnienia handlowcom narzędzi, które będą równie wygodne jak popularne komunikatory.

---

Największe ryzyko pojawia się w codziennych czynnościach

Paradoksalnie najpoważniejsze naruszenia nie wynikają zazwyczaj z celowego działania, lecz z rutyny. W pracy przedstawiciela handlowego ryzykowne mogą być między innymi:

• przesyłanie zdjęć umów przez prywatne komunikatory,

• przekazywanie danych klientów w grupowych czatach,

• przechowywanie dokumentów na prywatnym telefonie,

• korzystanie z prywatnej poczty elektronicznej do obsługi klientów,

• udostępnianie danych osobowych osobom, które nie powinny mieć do nich dostępu.

Każda z tych czynności może skutkować utratą kontroli nad danymi osobowymi.

Prezes UODO ustalił, że administrator dopuścił do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych poprzez niewdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych oraz nie zweryfikował w sposób właściwy podmiotu przetwarzającego czy zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia wskazanych wcześniej środków.

W przypadku podmiotu przetwarzającego, który dopuścił korzystanie z komunikatora przez pracowników – oraz nie wdrożył przy tym odpowiednich środków zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych – organ nadzorczy podjął decyzje o udzieleniu upomnień oraz nałożeniu kary administracyjnej w wysokości 10 145 zł.