Wizytacja w Uczelni zostaje przeprowadzona w terminie nie dłuższym niż 8 tygodni od dnia otrzymania raportu samooceny. Sekretarz może w uzasadnionych przypadkach przedłużyć ten termin.
Nie później niż na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wizytacji, Uczelnia otrzyma dokładne informacje na temat:
Terminu wizytacji,
Przewodniczącego zespołu oceniającego oraz jego składu,
Prośby o wyznaczenie z ramienia uczelni koordynatora wizytacji, z którym sekretarz zespołu oceniającego Polskiej Komisji Akredytacyjnej będzie współpracował,
Harmonogramu wizytacji.
Uczelnia powinna także otrzymać upoważnienia dla wszystkich członków zespołu wizytującego.
W harmonogramie wizytacji przesłanym przez Polską Komisję Akredytacyjną przedstawione są następujące punkty:
Spotkanie z Władzami Uczelni.
Spotkanie z zespołem przygotowującym raport samooceny (rekomendowana liczba uczestników ze strony uczelni to 20 osób).
Hospitacja zajęć dydaktycznych – Uczelnia zobowiązana będzie wskazać osobę pilotująca hospitację. Hospitowane zajęcia zostaną wskazane w dniu wizytacji.
Spotkanie ze studentami, Samorządem studenckim (rekomendowana liczba uczestników to maksymalnie 20 studentów).
Spotkanie z nauczycielami akademickimi - (rekomendowana liczba uczestników to maksymalnie 20 studentów).
Spotkanie z przedstawicielami otoczenia społeczno–gospodarczego – jest to jedyne spotkanie, które na wniosek Uczelni może odbyć się online (rekomendowana liczba uczestników to 10 osób).
Spotkanie z osobami odpowiedzialnymi za doskonalenie jakości na ocenianym kierunku, funkcjonowanie WSZJK oraz publiczny dostęp do informacji (rekomendowana liczba uczestników ze strony uczelni to 20 osób).
Wizytacja bazy dydaktycznej uczelni.
Spotkanie końcowe z Władzami Uczelni.
Dodatkowo uczelnia otrzyma informację o obowiązku uruchomienia kanału wewnętrznego, który służyć będzie wymianie dokumentów między Uczelnią oraz Polską Komisją Akredytacyjną. Polska Komisja Akredytacyjna od tego momentu zadawać będzie pytania do raportu oraz będzie wskazywać dokumenty, które należy przesłać. Za prawidłowy przepływ informacji oraz dodawanie dokumentów odpowiedzialny jest koordynator wizytacji wyznaczony przez Uczelnię.
Pytania wysyłane przez Polską Komisję Akredytacyjną dotyczą samego raportu samooceny i wyjaśnienia wątpliwości z nim związanych, ale także dokumentacji i prac etapowych studentów.
Prośby mogą dotyczyć w szczególności:
Przesłania konkretnych prac dyplomowych,
Przesłania konkretnych prac etapowych – testów, zaliczeń, egzaminów,
Przesłanie dokumentów, których zabrakło w raporcie samooceny – konkretne regulaminy, zarządzenia Rektora, procedury itp.,
Zasad awansowania i nagradzania nauczycieli akademickich,
Przesłania protokołów spotkań np. Interesariuszy zewnętrznych.
W dniu wizytacji, spotkania odbywają się według harmonogramu przesłanego uczelni. Podczas rozmów i spotkań członkowie zespołu wizytującego zadawać będą kolejne pytania i będą prosić o przekazywanie kolejnych dokumentów. Warto zadbać aby w tym dniu wszyscy pracowniczy administracji byli obecni na uczelni i tak zarządzić ich czasem pracy, aby wziąć pod uwagę przygotowywanie dokumentów dla zespołu wizytującego. Należy również zadbać o to, aby zajęcia odbywały się zgodnie z planem i aby studenci oraz nauczyciele akademiccy byli obecni podczas zajęć. Szczególną uwagę należy zwrócić na zajęcia odbywające się w tych dniach z wykorzystaniem technik porozumiewania się na odległość. Podczas ostatniego spotkania członkowie Polskiej Komisji Akredytacyjnej przekazują wnioski z wizytacji i wskazują na elementy wymagające poprawy.
Kolejne etapy to:
W terminie 6 tygodni od dnia przeprowadzenia wizytacji Polska Komisja Akredytacyjna przygotowuje raport zawierający ocenę jakości kształcenia na danym kierunku.
W terminie 3 tygodni od momentu otrzymania raportu zespołu oceniającego uczelnia przedstawia swoje stanowisko (w szczególnie uzasadnionych przypadkach termin może być przedłużony o okres nie dłuższy niż 3 tygodnie)
W terminie nie dłuższym niż 6 tygodni na posiedzeniu Prezydium wydawana jest opinia w sprawie oceny programowej dokonywana na podstawie raportu zespołu oceniającego oraz stanowiska uczelni.
Ocena programowa kończy się wydaniem oceny pozytywnej lub negatywnej. Ocena pozytywna wydawana jest na okres 6 lat lub 2 lat. Uczelnia niezadowolona z uchwały Prezydium może zwrócić się z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia doręczenia uchwały. W terminie 4 tygodni od daty wpływu do Komisji zespół odwoławczy przygotowuje opinię w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Na posiedzeniu Prezydium głosowana jest uchwała zespołu odwoławczego. Uchwała Prezydium udostępniana jest w Biuletynie Informacji Publicznej wraz z uzasadnieniem w terminie 14 dni od dnia w którym uchwała stała się ostateczna.