5 września 2025 roku weszły w życie zmiany w Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów.

5 września 2025 roku weszły w życie zmiany w Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów.

Główne zmiany dotyczą:

1. Określenia nowego sposobu sporządzania i składania przez uczelnie wniosku o pozwolenie na utworzenie studiów. Od dnia 5 września 2025 r. wnioski o pozwolenie na utworzenie studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu sporządza się w Zintegrowanym Systemie Usług dla Nauki - Obsługa Strumieni Finansowania (system OSF). Dotychczas opracowanie wniosku z wykorzystaniem systemu OSF było fakultatywne. Zakres informacji, jakie ma zawierać wniosek oraz dokumenty dołączane do wniosku określa § 9 nowelizowanego rozporządzenia.

2. Wyszczególnienia w katalogu dokumentów przechowywanych w teczce akt

   osobowych studenta – obok decyzji dotyczących przebiegu studiów – decyzji o skreśleniu z listy studentów oraz określenia możliwości sporządzania tych dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej.

W związku z tym, że strony uczelni pojawiały się wątpliwości dotyczące możliwości zaliczenia decyzji o skreśleniu z listy studentów do decyzji dotyczących przebiegu studiów wprowadzono  konieczność wprowadzenia zmiany w § 15 ust. 2 rozporządzenia polegającej na objęciu dodawanego pkt 6a zakresem odesłania, w celu jednoznacznego wskazania, że decyzje o skreśleniu z listy studentów – analogicznie jak decyzje dotyczące przebiegu studiów – mogą być sporządzane w postaci papierowej lub elektronicznej.

3. Wyłączenia decyzji dotyczących przebiegu studiów z katalogu dokumentów gromadzonych w teczce akt osobowych studenta, które podlegają przechowywaniu w archiwum uczelni przez   50 lat oraz zniesienia obowiązku brakowania przez uczelnie dokumentów wyłączonych z teczki akt osobowych studenta

   
   

Prawidłowe dokonanie brakowania tych dokumentów było dla uczelni trudnym do wykonania zadaniem, a także pracochłonną i czasochłonną procedurą. Właśnie dlatego odstąpiono od wymogu brakowania dokumentów wyłączonych z teczki akt osobowych studenta przed przekazaniem jej do archiwum uczelni. Sposób postępowania z tymi dokumentami będzie wynikał z aktów wewnętrznych uczelni określających, czy dokumenty te podlegają brakowaniu po wyłączeniu z teczki, czy są archiwizowane na zasadach określonych w tych akta.

4. Uogólnienia wymagań dla systemu teleinformatycznego uczelni wykorzystywanego doprowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu studiów prowadzonej w postaci elektronicznej.

Rozporządzenie odsyła do przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 i 1717), która określa wymagania dla systemów teleinformatycznych – analogicznie do rozwiązania dotyczącego systemu teleinformatycznego uczelni używanego do wnoszenia i doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej między uczelnią a studentami, przyjętego w art. 358a ust. 1 ustawy.

5. Określenia wzoru legitymacji studenckiej wydawanej w postaci dokumentu mobilnego, będącego dokumentem elektronicznym obsługiwanym przy użyciu usługi udostępnianej w aplikacji mObywatel, zwanego dalej „mLegitymacją studencką” oraz dostosowania rozwiązań w zakresie wydawania legitymacji studenckiej i potwierdzania jej ważności do przepisu art. 74 ust. 4b ustawy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717)

W związku z obowiązkiem nałożonym ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (art. 74 ust. 4b, który wszedł w życie z dniem 1 lipca 2025 r.), od roku akademickiego 2025/2026 uczelnie będą wydawać wszystkim studentom posiadającym numer PESEL (zarówno nowo przyjętym, jak i kontynuującym studia) mLegitymacje studenckie w postaci dokumentu mobilnego obsługiwanego przy użyciu usługi udostępnianej w aplikacji mObywatel. Elektroniczna legitymacja studencka w postaci karty (ELS) będzie wydawana tylko na wniosek studenta oraz studentowi nieposiadającemu numeru PESEL.

W wyniku tej zmiany mLegitymacja studencka stała się podstawową postacią legitymacji studenckiej i stanowi odrębny, samodzielny dokument. Studenci będą mogli posługiwać się wyłącznie mLegitymacją studencką, bez konieczności posiadania ELS. Dotychczas mLegitymacja studencka nie była samodzielnym dokumentem, lecz dokumentem towarzyszącym ELS i mogła być wydana tylko na wniosek studenta.

Wydanie legitymacji studenckiej, zgodnie z proponowanym § 20 ust. 2 nowelizowanego rozporządzenia, będzie odnotowywane przez uczelnię w rejestrze wydanych legitymacji, zawierającym:

• imiona i nazwisko studenta,

• numer albumu,

• datę wydania legitymacji, która w przypadku mLegitymacji studenckiej jest tożsama z datą,

• wydania studentowi kodu QR, służącego do aktywacji tej legitymacji na urządzeniu,

• mobilnym,

• postać legitymacji.

  
  

Zgodnie z nowym brzmieniem § 21 znowelizowanego rozporządzenia ważność legitymacji studenckiej będzie potwierdzana co semestr: elektronicznej legitymacji studenckiej – tak jak dotychczas przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu, a mLegitymacji studenckiej – przez wydanie certyfikatu. Zgodnie z nowymi przepisami w odniesieniu do mLegitymacji będzie zachodziła konieczność jej unieważnienia przez uczelnię, w związku z:

• ukończeniem studiów,

• zawieszeniem w prawach studenta lub skreśleniem z listy studentów,

• przeniesieniem się studenta do innej uczelni,

• zgłoszeniem przez studenta utraty legitymacji studenckiej w postaci dokumentu mobilnego na skutek uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym była przechowywana oraz w przypadku błędów lub omyłek w niej zawartych.

  
  

Unieważnienie mLegitymacji studenckiej będzie odbywało się przez unieważnienie certyfikatu studenta. W przypadku błędów lub omyłek zawartych w mLegitymacji studenckiej oraz w przypadku zgłoszenia przez studenta jej utraty na skutek uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym była przechowywana, ponowne wydanie mLegitymacji studenckiej będzie odbywało się z zastosowaniem § 21 ust. 1 pkt 1 nowelizowanego

rozporządzenia, tj. przez wydanie certyfikatu studenta.

6. Umożliwienia zamieszczania w dyplomie wspólnym – w przypadku studiów wspólnych prowadzonych z podmiotem zagranicznym (tj. zagraniczną uczelnią lub instytucją naukową) – obok tytułu zawodowego nadawanego przez polską uczelnię, także tytułu zawodowego nadawanego przez podmiot zagraniczny, zaś w odpisie dyplomu wspólnego w języku obcym – nazwy uczelni oraz wyniku ukończenia studiów w języku obcym, w którym było prowadzone   na tych studiach.

7. Umożliwienia wymiany łącznie dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu, wraz z ich odpisami, w przypadku, gdy po zmianie nazwy uczelni stwierdzono błędy lub omyłki tylko w jednym z tych dokumentów.

Zgodnie z § 25 ust. 5 znowelizowanego rozporządzenia dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu oraz odpis suplementu, zawierające błędy lub omyłki, podlegają wymianie. Uczelnia, wymieniając dokument na nowy, zamieszcza w nim swoją nazwę aktualną w dacie sporządzenia tego dokumentu. Uczelnia może, na wniosek absolwenta, wydać zaświadczenie wyjaśniające odmienne nazwy uczelni zamieszczone w dyplomie ukończenia studiów i w suplemencie do dyplomu. Konieczne było zatem wprowadzenie regulacji umożliwiającej wymianę obu tych dokumentów łącznie, wraz z ich odpisami, w przypadku stwierdzenia po zmianie nazwy uczelni błędu w jednym z nich.