Aneksowanie umów ze studentami

Zdecydowana większość uczelni – szczególnie uczelni niepublicznych swoje stosunki prawne ze studentami reguluje umowami o świadczenie usług edukacyjnych często zwanymi też przez uczelnie umowami o warunkach odpłatności za studia. Ustawa z dnia 3 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce zniosła co prawda wymóg zawierania umów pomiędzy studentem a uczelnią, także uczelnią niepubliczną, ale zdecydowana większość uczelni nadal zawiera takie umowy.

Przez lata – aż do 2023 roku Uczelnie były zablokowane, jeśli chodzi o możliwość zmiany wysokości czesnego w trakcie trwania studiów. Student zatem, przyjęty na studia, aż do ich ukończenia musiał ponosić takie opłaty jakie obowiązywały w dniu podpisania z nim umowy tj. w roku rozpoczęcia nauki. Uczelnie oczywiście aneksowały wówczas umowy, ale nie mogło to mieć związku z wysokością czesnego.

Od września 2023 roku ustawodawca wprowadził do ustawy zapisy dotyczący możliwości zwiększenia opłat za studia. Zasady zastosowania waloryzacji są następujące:

1. Uczelnia nie może wprowadzać nowych opłat

2. Zwiększenia wysokości opłat można dokonać raz w roku akademickim

3. Zwiększenie opłat nie może przekroczyć wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym ogłoszonym przez Prezesa GUS

4. Łączne zwiększenie opłat nie może przekroczyć 30 % wysokości tych opłat

Czy zatem w przypadku zwiększenia opłat uczelnia zobowiązana jest do podpisywana aneksów? Otóż nie. Wystarczy, że uczelnia w dobrze skonstruowanej umowie doda zapis, który wprowadził ustawodawca i wówczas opłaty będą podwyższane zgodnie z cennikiem publikowanym na BIP.  Część uczelni zastrzega jednak obowiązek aneksowania umów w przypadku jakiejkolwiek zmiany w treści umowy. Jeśli taki zapis znajdzie się w umowie to wówczas obie strony umowy muszą wyrazić zgodę na nowe warunki umowy i podpisać stosowny aneks do umowy.

Z dotychczasowej praktyki wynika, że umowy pomiędzy studentem a uczelnią są zawierane w formie pisemnej, a zatem aneks do umowy w takiej sytuacji powinien również mieć formę pisemną.

Zawarcie umowy pomiędzy uczelnią a studentem może zostać dokonane także w formie dokumentowej, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, a zatem w taki sposób można również ze studentem zawrzeć aneks do umowy.

Należy wówczas pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

1. Treść umowy powinna być dostępna dla studenta nie tylko w momencie składania oświadczenia woli, ale również należy ją udostępnić w taki sposób, aby mógł on się zapoznać z jej treścią w dowolnym momencie.

2. Forma dokumentowa wykorzystywana do zawarcia umowy powinna umożliwiać utrwalenie faktu złożenia oświadczenia woli oraz powinna umożliwiać weryfikację tożsamości osoby składającej oświadczenie.

3. Wykorzystywana forma komunikacji elektronicznej musi zapewniać bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

Kiedy zawarcie aneksu będzie niezbędne?

Aneks będzie konieczny w szczególności, gdy:

1. Umowa przewiduje obowiązek aneksowania przy każdej zmianie jej treści

2. Zmiana zasad odpłatności - jeśli były regulowane umownie

3. Brak w umowie klauzuli waloryzacyjnej przewidzianej w ustawie

4. Zmiana innych ważnych postanowień umownych takich jak np. kierunek studiów.