Jak uczelnia może skutecznie zawrzeć umowę ze studentem?

 Większość uczelni – zwłaszcza niepublicznych – reguluje relacje ze studentami poprzez umowy o świadczenie usług edukacyjnych (często zwane umowami o warunkach odpłatności za studia). Warto wiedzieć, że nie są one obowiązkowe, ponieważ prawa i obowiązki (studenta oraz uczelni) regulują wprost przepisy ustawy Prawo o szkolni oraz rozporządzenia. Wysokość opłat powinna zostać natomiast określona w akcie wewnętrznym uczelni. Czy warto więc zrezygnować z zawierania umów?

Nie! Dobrze przygotowana umowa precyzuje wzajemne prawa i obowiązki oraz ogranicza ryzyko sporów. Znaczna część uczelni cały czas zawiera umowy ze studentami. Problemem mogą być jednak nieprecyzyjne i niepotrzebne klauzule umowne.

Jaką formę powinna przybrać umowa?

Przepisy nie przewidują określonej formy umowy w przedmiocie świadczenia usług edukacyjnych. Oznacza to, że umowa taka może zostać zawarta w formie:

• ustnej,

• pisemnej,

• dokumentowej,

• elektronicznej.

Należy pamiętać, że oświadczenie o zawarciu umowy musi ujawniać w sposób dostateczny wolę złożenia danego oświadczenia. Przyjmuje się, że złożenie przez studenta odpowiednich dokumentów wymaganych przez Uczelnię, podpisanie odpowiednich oświadczeń jest już wystarczające. Dodatkowo władze uczelni muszą mieć na uwadze, że student jako konsument musi mieć dostateczną możliwość zapoznania się z treścią umowy, jeśli taka zostanie zawarta.

Z naszego doświadczenia wynika, że umowy pomiędzy studentem a uczelnią są zawierane najczęściej w formie pisemnej. Od pewnego czasu jednak coraz więcej uczelni decyduje się na zawieranie umów ze studentami na odległość.

Jak powinien prawidłowo przebiegać proces podpisywania umów?

Kandydat na studia składa w uczelni dokumenty wymagane w rekrutacji. Dokumenty te powinna określać tzw. uchwała rekrutacyjna. Uczelnia weryfikuje kandydatów, tworzy listy rankingowe lub w inny sposób przeprowadza postępowanie rekrutacyjne. Kandydat zostaje wpisany na listę studentów. Student składa ślubowanie i dopiero wówczas uczelnia może podpisać z nim umowę.

Kiedy zawrzeć umowę?

Umowę o świadczenie usług edukacyjnych uczelnia powinna zawrzeć dopiero po przyjęciu kandydata na studia, a więc po wydaniu decyzji o przyjęciu Zawarcie umowy wcześniej – np. na etapie rekrutacji – byłoby przedwczesne, ponieważ kandydat nie ma jeszcze statusu studenta, a uczelnia nie ma wobec niego obowiązku świadczenia usług edukacyjnych. Takie działanie mogłoby rodzić ryzyko uznania umowy za nieważną lub wprowadzenia studenta w błąd co do jego praw.

Warto pamiętać, że kodeks cywilny stanowi, że w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.

Najczęściej to uczelnia składa ofertę – np. przedstawia warunki kształcenia, regulamin studiów, wysokość opłat, program, warunki umowy. W przypadku prawidłowego opublikowania tych dokumentów w BIP uczelni student, składając dokumenty rekrutacyjne oraz składając ślubowanie przyjmuje ofertę i godzi się na warunki oferowane przez uczelnię.  

Należy wówczas przyjąć, że skoro ustawa o szkolnictwie wyższym nie wymaga umowy w formie pisemnej to warunki umowy zaczynają wiązać studenta od momentu, gdy oficjalnie staje się studentem uczelni. Przystąpienie do wykonania umowy często będzie wystarczające, ponieważ ustawa nie wymaga formy umowy pisemnej - czyli: student zaczyna uczestniczyć w zajęciach, uczelnia zaczyna świadczyć usługi (udostępnia system, prowadzi zajęcia, wystawia legitymację).

W relacji uczelnia–student moment i miejsce zawarcia umowy o świadczenie usług edukacyjnych należy ustalać zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego (art. 70 k.c.).

W praktyce oznacza to, że:

• miejscem zawarcia umowy jest siedziba uczelni,

• w razie braku formalnego podpisania umowy – przystąpienie do nauki może być równoznaczne z zawarciem umowy.

Jakie zapisy powinny się znaleźć w umowie, a jakich unikać? To wszystko w kolejnych odcinkach naszego cyklu specjalnego, poświęconego umowom zawieranym między uczelnią a studentami.