Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Czy pracodawca może sprawdzić dyplom kandydata do pracy?
Od 30 czerwca 2026 r. w polskim systemie szkolnictwa wyższego funkcjonuje Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, stanowiące element systemu POL-on. Zmiana ta istotnie wpływa na sposób potwierdzania autentyczności dokumentów ukończenia studiów i w praktyce otwiera nowy rozdział również z perspektywy pracodawców prowadzących procesy rekrutacyjne.
Podstawę prawną funkcjonowania Repozytorium stanowi art. 347a ustawy z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Repozytorium służy m.in. do gromadzenia, udostępniania oraz weryfikacji dyplomów w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia ich integralności i autentyczności. Co szczególnie istotne z perspektywy pracodawców, zgodnie z art. 347a ust. 13 pkt 2 tej ustawy dostęp do określonych informacji znajdujących się w Repozytorium może uzyskać również inna osoba lub podmiot, jeżeli absolwent udostępni dane dotyczące dyplomu pozwalające na taką weryfikację.
W praktyce oznacza to, że w odniesieniu do dyplomów objętych systemem elektronicznym pracodawca nie musi już opierać się wyłącznie na okazanym przez kandydata dokumencie ani podejmować prób potwierdzania jego autentyczności bezpośrednio w uczelni. Weryfikacja może nastąpić z wykorzystaniem oficjalnego systemu państwowego, pod warunkiem uzyskania od absolwenta danych niezbędnych do dostępu do informacji o dyplomie. Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie w kontekście dalszej cyfryzacji dokumentów ukończenia studiów, ponieważ od 1 stycznia 2027 r. elektroniczne wydawanie dyplomów ma stać się rozwiązaniem obowiązującym w szerszym zakresie.
Zmiana sposobu weryfikacji autentyczności dyplomu nie oznacza jednak rozszerzenia uprawnień pracodawcy do pozyskiwania informacji o wykształceniu kandydata. Nadal zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu pracy, w szczególności art. 22¹ § 1 i 2. Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji dotyczących jej wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko wówczas, gdy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Z kolei zgodnie z art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy udostępnienie danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Z punktu widzenia ochrony danych osobowych oznacza to konieczność zachowania zasady minimalizacji wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zakres pozyskiwanych i weryfikowanych informacji powinien być adekwatny do celu rekrutacji i ograniczony do danych rzeczywiście koniecznych. Podstawą przetwarzania danych dotyczących wykształcenia w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy będzie co do zasady art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy.
Inaczej przedstawia się kwestia starszych dyplomów papierowych, które nie są objęte Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Dotychczas brak było ogólnej podstawy prawnej uprawniającej pracodawcę do zwrócenia się bezpośrednio do uczelni z żądaniem potwierdzenia, czy konkretny kandydat ukończył studia i czy przedstawiony przez niego dyplom jest autentyczny. Prezes UODO wskazywał, że samego interesu pracodawcy w zweryfikowaniu prawdziwości dokumentu nie należy utożsamiać z istnieniem podstawy prawnej do uzyskania takich informacji od uczelni. Kontrowersyjne byłoby również oparcie takiej praktyki wyłącznie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo na zgodzie kandydata, przede wszystkim z uwagi na konieczność oceny jej rzeczywistej dobrowolności w relacji rekrutacyjnej.
Właśnie ten problem ma rozwiązać projektowana nowelizacja Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce dotycząca weryfikacji papierowych dyplomów. Projekt przewiduje możliwość zwrócenia się przez pracodawcę do uczelni o potwierdzenie danych zawartych w dyplomie w sytuacji, gdy pracodawca posiada interes prawny i powziął uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Projektowane rozwiązanie nie ma zatem tworzyć mechanizmu powszechnego i automatycznego sprawdzania wszystkich kandydatów, lecz służyć weryfikacji dokumentu w konkretnych, uzasadnionych przypadkach.
W przypadku dokumentów posiadających określone zabezpieczenia pracodawca miałby przed zwróceniem się do uczelni dokonać ich weryfikacji zgodnie z regulacjami dotyczącymi dokumentów publicznych. Dopiero stwierdzenie uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności przedstawionego dokumentu miałoby otwierać drogę do wystąpienia o potwierdzenie danych do uczelni. Projekt zakłada również odpłatność takiej czynności.
Kierunek zmian jest zatem wyraźny. Ustawodawca odchodzi od modelu, w którym potwierdzanie wykształcenia opierało się przede wszystkim na fizycznym dokumencie okazanym przez kandydata, na rzecz sformalizowanych i kontrolowanych mechanizmów weryfikacji. W przypadku dyplomów elektronicznych służy temu Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. W odniesieniu do dokumentów papierowych planowane jest natomiast stworzenie szczególnej podstawy prawnej pozwalającej pracodawcom na wystąpienie do uczelni w przypadku uzasadnionych wątpliwości.
Nie zmienia się przy tym podstawowa zasada wynikająca z prawa pracy i RODO: fakt technicznej możliwości zweryfikowania dyplomu nie oznacza automatycznie prawa do pozyskiwania dowolnych informacji o absolwencie. Pracodawca nadal powinien każdorazowo ocenić, czy informacja o wykształceniu jest niezbędna na danym stanowisku, jaki zakres danych wymaga potwierdzenia oraz na jakiej podstawie prawnej dokonywana jest ich weryfikacja i dalsze przetwarzanie.
Zmiany obowiązujące od 30 czerwca 2026 r. pokazują więc, że weryfikacja kwalifikacji kandydatów będzie coraz częściej odbywać się nie przez nieformalne zapytania kierowane do uczelni, lecz za pomocą instrumentów wyraźnie przewidzianych w przepisach. Z perspektywy pracodawców oznacza to większą pewność co do autentyczności dokumentów, natomiast z perspektywy uczelni i absolwentów – bardziej sformalizowany oraz ograniczony do określonego celu dostęp do informacji o wykształceniu.
