Czy pracodawca po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem może poinformować pozostałych pracowników o zakończeniu współpracy?
- banaszewska.pl
- 1 godzinę temu
- 3 minut(y) czytania
Ujawnienie imienia i nazwiska pracownika współpracownikom w celu reorganizacji pracy nie narusza zasady minimalizacji danych.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 maja 2025 r. (sygn. III OSK 1018/22) rozstrzygnął interesującą i ważną sprawę dotyczącą przetwarzania danych osobowych w miejscu pracy, zasad minimalizacji danych oraz granic prawnie uzasadnionego interesu administratora.
Wyrok NSA III OSK 1018/22 z 29 maja 2025 roku potwierdza, że udostępnienie przez pracodawcę w mailu współpracownikom danych byłego pracownika (imię, nazwisko, fakt odejścia) jest uzasadnione prawnie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zarządzaniu zmianami organizacyjnymi). Przesyłanie pracownikom w mailu danych osobowych kogoś, kto zrezygnował z pracy, nie narusza zasad RODO, ponieważ Pracodawca ma prawnie uzasadniony interes w powiadomieniu o reorganizacji.
Sprawa zaczęła się od prostej sytuacji. Pracownik rozwiązał z Pracodawcą stosunek pracy, co spowodowało konieczność zmiany organizacji pracy w zespole. Pracodawca wysłał do działu e-mail, informując zespół o odejściu pracownika i potrzebie reorganizacji grafiku. Wiadomość zawierała jedynie imię i nazwisko odchodzącego pracownika. Niestety przez pomyłkę ten sam e-mail trafił również do jednego z klientów firmy, który nie był uprawniony do takiej informacji. Odbiorca usunął wiadomość niezwłocznie na prośbę pracodawcy. Pracownik, którego dane ujawniono, złożył skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) zaś organ stwierdził naruszenie zasady minimalizacji danych i braku podstaw prawnych do ujawnienia e-maila klientowi.
Prezes UODO za udostępnienie danych osobowych osobie trzeciej udzielił spółce upomnienia. Za złamanie przepisów PUODO nie uznał udostępnienia danych w mailu do pracowników. W ocenie PUODO to miało oparcie w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który daje podstawę do przetwarzania danych, jeżeli jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych. Pracownik zaskarżył rozstrzygnięcie prezesa UODO. Nadal domagał się ukarania byłego pracodawcy, ale przegrał. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że spółka miała prawnie uzasadniony interes w powiadomieniu współpracowników skarżącego o jego odejściu z pracy. Z wyjaśnień spółki i z treści maila wynika, że informacja była podyktowana potrzebą przeorganizowania pracy w dziale sprzedaży, uwzględniającego jego odejście. Jak zauważył sąd, do podstawowych i zarazem oczywistych praw pracodawcy należy organizowanie i kierowanie pracą pracowników.
NSA podtrzymał podejście sądu I instancji (WSA) i wskazał na kilka kluczowych kwestii:
Pracodawca miał prawnie uzasadniony interes w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. f
RODO w przekazaniu informacji współpracownikom, bo informacja była niezbędna do prawidłowej organizacji pracy,
Zakres informacji (tylko imię i nazwisko) był proporcjonalny i ograniczony do minimum, i nie służył celom innym niż organizacyjne.
NSA podkreślił, że w kontekście wewnętrznej korespondencji do współpracowników pracodawca działał zgodnie z RODO. Sąd stwierdził, że faktycznie doszło do naruszenia poprzez wysłanie wiadomości do osoby spoza organizacji, ale Pracodawca szybko naprawił błąd i postąpił zgodnie z procedurami.
Co z wynika z tego rozstrzygnięcia dla administratorów danych i Pracodawców?
RODO nie zakazuje komunikowania współpracownikom pewnych informacji, nawet takich jak imię i nazwisko odchodzącego pracownika, jeżeli:
istnieje uzasadniony interes administratora,
cel przetwarzania jest zgodny z zasadami organizacyjnymi,
zakres danych jest minimalny i adekwatny do celu.
Administracyjne błędy (np. omyłkowe wysłanie wiadomości osobom zewnętrznym) mogą zostać ocenione jako naruszenie RODO, ale jeśli zostaną niezwłocznie naprawione, a skutek incydentu jest marginalny, to ocena naruszenia może być bardziej łagodna niż surowe sankcje.
Organizacyjna praktyka komunikacji w firmie powinna uwzględniać zasady ochrony danych osobowych także w sytuacjach informacyjnych, nie tylko rekrutacyjnych czy procesowych.
Dlaczego ten wyrok jest ważny?
Wyrok NSA to praktyczna wykładnia przepisów RODO dla Pracodawców. Określa bowiem wyraźne granice, kiedy prawnie uzasadniony interes administratora uzasadnia przetwarzanie danych, a kiedy nawet błędna korespondencja może zostać uznana za naruszenie RODO.
Dla wielu firm zwłaszcza tych, które często komunikują się wewnętrznie lub przetwarzają dane pracowników jest to ważny sygnał, że przepisy ochrony danych mogą być interpretowane w sposób uwzględniający rzeczywiste potrzeby organizacyjne przedsiębiorstwa. Pracodawca nie informując w takim przypadku pracownika o tym, że będzie w tym zakresie przetwarzał dane osobowe nie narusza RODO. Poinformowanie pracowników przez pracodawcę o tym, że konkretny pracownik zrezygnował z pracy, mieści się bowiem w kategorii uzasadnionego interesu tego pracodawcy.
